Waarom een facilitator inhuren om een bijeenkomst te begeleiden?
Bijeenkomsten die je liever niet had bijgewoond
Ongetwijfeld heb je wel eens een bijeenkomst of vergadering meegemaakt die niet helemaal vlekkeloos verliep: er ontstond bijvoorbeeld ruzie, er waren alleen wat dominante personen aan het woord, óf het gesprek vloog alle kanten op, waardoor het onderwerp waarvoor jullie bij elkaar kwamen niet eens besproken werd.
Het probleem van zo'n bijeenkomst is niet alleen dat je met weinig energie de sessie uitstapt. Nee, er ontstaat vaak meer schade dan je denkt: onderlinge verhoudingen komen op scherp te staan, belangrijke beslissingen worden niet genomen, of het draagvlak voor een project of samenwerking is behoorlijk afgenomen. Het repareren van zo'n slechte bijeenkomst lukt bijna niet: mensen hebben geen zin én maken geen tijd meer om nog een keer bij elkaar te komen. Ze zien de bui al hangen: toch niet weer hetzelfde liedje?
Je hebt liever niet dat die belangrijke bijeenkomst in de soep loopt
Soms heb je van die vergaderingen of bijeenkomsten die net even iets belangrijker zijn dan de reguliere maandagochtend vergadering. Denk aan brainstorms over belangrijke onderwerpen, een teamdag, een heidesessie, een kick-off van een project of samenwerking, een bijeenkomst in het kader van een meerjarenstrategie, óf een brainstorm met personen uit veel verschillende organisaties. Bij dit soort bijeenkomsten heb je liever niet dat het in de soep loopt.
Om dit te voorkomen kun je ervoor kiezen een professionele facilitator in te schakelen. Het faciliteren van een bijeenkomst is namelijk een vak apart. Een facilitator is een professionele procesbegeleider die ervoor zorgt dat de doelen van een bijeenkomst gehaald worden. Bovendien heeft de facilitator oog voor alle aanwezigen én voor de onderlinge verhoudingen en energie. Het is helemaal niet erg als mensen van mening verschillen, of als een gesprek over verschillende subonderwerpen gaat, als het gesprek maar met onderling respect blijft plaatsvinden en de doelen van de bijeenkomst worden gehaald.
Wat kun je van een professionele facilitator verwachten?
Een professionele facilitator ontwerpt in de voorbereiding op de werkelijke sessie samen met de organisator de 'ideale bijeenkomst'. In het ontwerp komen onder andere de volgende zaken aan bod:
- Wat zijn de doelstelling(en) van de bijeenkomst?
- Wie is de doelgroep en wat verwachten zij van de bijeenkomst?
- Wat is de meest geschikte lengte (tijdsduur) van de sessie?
- Welke locatie is het meest passend?
- Welk tijdstip sluit het beste aan?
- Hoe zorgen wij voor de juiste interactie tussen de deelnemers?
- Wat zijn de verschillende programma-onderdelen?
- Kunnen we werkvormen afwisselen?
- Welke ondersteunende materialen en/of software kunnen wij gebruiken? Willen we dit wel/niet?
- Wat is een geschikte inrichting en/of opstelling van de ruimte?
- Hoe vaak en hoe lang zijn de pauzes?
- Is de bijeenkomst inclusief ontbijt, lunch of diner?
- Hoe zit het met verslaglegging? Wie doet dit en in welke vorm?
- Wat is de output van de bijeenkomst?
- Moeten de deelnemers iets voorbereiden?
Door deze zaken met een professionele procesbegeleider vooraf door te nemen ontstaat het ontwerp voor een succesvolle bijeenkomst. Mocht tijdens de bijeenkomst iets onverwachts gebeuren dan heeft de facilitator voldoende ervaring om hierop te anticiperen.
Faciliteren van een bijeenkomst waarin een samenwerking wordt opgestart
Matthijs Bobeldijk van New Business Lab heeft ruim 14 jaar ervaring als professioneel gespreksbegeleider. Sinds 2010 heeft hij honderden bijenkomsten als facilitator begeleid. Met name op het gebied van het opstarten of doorstarten van een samenwerking. Na verloop van tijd begon hij in de gesprekken patronen te ontdekken: steeds kwamen dezelfde thema's, vraagstukken en oplossingsrichtingen naar boven als het gaat om samenwerken aan een gemeenschappelijke uitdaging. Met zijn kennis van businessmodellen en zijn rol als gespreksleider heeft hij in 2028 de Purpose Case ontwikkeld: een methodiek om (maatschappelijke) businessmodellen concreet te maken.
Ben je op zoek naar een professionele facilitator voor jouw bijeenkomst? Neem dan contact met ons op.